LOSS CONTROL & COMPLIANCE MANAGER

The season for most of us is finished - and we are all thinking only about vacations! When those are over it is back to work to repair and get everything in shape for another year. We here at CHAPP are already getting ready for next year and thought we would give you some “food for thought” for the ever “shortening” summer.......

We are always amazed how “official” some companies make their sales pitches look!  We have received several mailings telling us our workplace postings are not in compliance and we must buy theirs now or risk thousands in fines! The pitch refers to 2 requirements by the IRS. The first is a Notice issued last November from the IRS that you must inform each employee who worked for you during the year and from whom you did not withhold any income tax about the Earned Income Credit. However, you do not have to notify any employee who claimed exemption(s) from withholding on their Form W-4. Also, the W-2's you issued should have the EIC info on the back of Copy B of their forms, which also meet the requirement to notify the employee. The second “poster” the sales pitch talks about concerns the Federal tax withholding change that took effect July 1. You should have received your new tax withholding guide from the IRS which had a note on the front stating you had to notify your workers about the reduced tax and they have to file a new W-4 if they don’t want their tax reduced. They have a sample notice on the inside of the back cover of this publication (IRS 15-T). Most employers are attaching a copy of this to the first check issued in July to meet this requirement. Please call CHAPP or check the IRS web site (www.irs.gov) if you have any questions!

At this time of year farm tractor work is in full swing! Please remember that OSHA has a training requirement for new farm tractor (and field-use fork lift trucks) drivers before using the equipment and an annual training requirement for all employees who drive farm tractors. This training should be documented in the employee’s file and maintained in case of a tractor related accident. We have several training handouts available (in both English and Spanish) and our staff would be happy to assist you in setting up a program - please contact our office to discuss your needs! (ref. 29 CFR 1928.51 and 29 CFR 1928 Subpart C Appendix A)

With summer comes time to clean up our files....... The summer slow down gives us all time to catch up on our files - especially our driver and vehicle files. Each driver should have a file where you keep the employment app, driver’s license copy, MVR, proof of training, etc.. Every vehicle should have it’s own file where all the maintenance records, parts bill copies, inspection forms are kept. Individual files are easy to make, easy to keep, and are the best defense when DOT shows up after an accident and wants to know about a vehicle or driver. Please call our loss control staff with any questions!

Coming in September is the annual Florida Agricultural Seminar on September 25th and 26th in Orlando. We should have registration forms in early August - please call if you would like one!

We would appreciate any ideas for topics, comments on our information, and any questions you may have! Please call us at (800)242-7898 or e-mail us at wes@chappinc.com . Remember: working safely pays!

 

MANEJOS DE PERDIDA Y GERENTE DE COMPLACENCIA
(Conformidad)

¡La temporada para la mayoría de nosotros se termino - y todos pensamos sólo de las vacaciones! Cuándo éstas pasán es tiempo de regresar a trabajar para reparar y poner todo en forma para otro año. Nosotros aquí en CHAPP obtenemos ya prepara para próximo año y nosotros le daríamos algunos "alimento para pensó" para el verano "corto".

¡Nosotros siempre somos asombrados cuán "oficial" alguna marca de compañías su mirada de tonos de ventas! ¡Hemos recibido varios correos que dicen nuestros postes de fábrica no están en la conformidad y nosotros debemos comprar lo de ellos o se arriesga miles en multas! El tono se refiere a 2 requisitos por el IRS. El primer es una Nota último noviembre publicado del IRS que usted debe informar a cada empleado que trabajó para usted durante el año y de quien usted no retuvo ningún impuesto de renta acerca del Crédito de Ingresos Devengados. Sin embargo, usted no tiene que notificar a ningún empleado que reclamó la exención (s) de retener en su Forma W-4. También, el W-2's que usted publicó debe tener la información de EIC atras de Copia B de sus formas, que reúne también el requisito para notificar al empleado. El segundo "cartel" que las ventas echan discursos acerca de concierne el impuesto nacional el cambio que retiene efecto julio 1. Usted debe recibido su retención de impuestos nueva la guía del IRS que tuvo una nota en frente que expresa usted tuvo que notificar a sus trabajadores acerca del impuesto reducido y ellos tienen que archivar una nueva W-4 si ellos no quieren su impuesto reducido. Ellos tienen una nota de la muestra en el interior de la cubierta atras de esta publicación (IRS 15-T). La mayoría de los empleadores conectan una copia de esto al primer cheque publicado en julio para reunir este requisito. ¡Por favor llame a CHAPP o verifica el de telaraña de IRS (www.irs.gov sitio) si usted tiene cualquiera pregunta!

¡En este tiempo del año el trabajo del tractor de fincas esta en su maximo periodo de actividad! Por favor recuerde que OSHA tiene un requisito de entrenamiento para cualquier conductor nuevo de tractor de fincas (y camiones de levanta “fork lifts” de uso en el campo) antes de que empiecen a usar el equipo. Tambien se requiere un entrenamiento anual para todos los empleados que ya manejan tractor de fincas. Este entrenanmiento debe ser documentado en el archivo del empleado y se debe mantener vigente en caso de un accidente relacionado con el tractor. ¡Tenemos varios folletos de entrenamiento disponibles (en inglés y español) y nuestro personal con mucho gusto lo ayudara a establecer un programa - por favor llame a nuestra oficina para que nos hable sobre sus necesidades! (Ref. 29 CFR 1928.51 y 29 CFR 1928 Subcategoria C Apéndice A)

Con el verano venga tiempo de limpiar nuestros archivos. ...... El verano va más despacio nos da toda vez para alcanzar en nuestros archivos - especialmente nuestros archivos de conductor y vehículo. Cada conductor debe tener un archivo donde usted mantiene el app del empleo, copia de licencia de conductor, MVR, la prueba de la instrucción, etc. Cada vehículo lo debe tener es propio archivo donde todos los registros de conservación, las partes facturan copias, formas de inspección se mantienen. Los archivos del individuo son fáciles de hacer, fácil de mantener, y para ser la mejor defensa cuando DOT aparece después de un accidente y las necesidades para saber acerca de un vehículo o el conductor. ¡Llame por favor nuestro personal del control de la pérdida con cualquiera pregunta!

El 25 y 26 de septiembre sera el Seminario Anual Agricola de Florida en Orlando. Debemos tener formas de matrícula para los primeros de agosto - por favor llame si usted necesita alguna!

¡Les agradecemos cualquier idea que tenga en cuanto a temas, comentarios sobre nuestra información, y cualquier pregunta que pudiera tener. Por favor llámenos al (800)242-7898 o envienos un mensaje por correo electronico a wes@chappinc.com. ¡Recuerde: trabajando con seguridad paga!